Imagine um colaborador da sua equipe, alguém com interesse genuíno em fazer um bom trabalho. Pergunta-se, se este colaborador quisesse, hoje, por conta própria, fazer uma execução perfeita, ele encontraria tudo que precisa para fazê-la? Terá, de forma plena, acesso imediato às informações sobre os recursos necessários, aos processos documentados e a critérios claros?
Se suas respostas foram sim, parabéns, você está em uma empresa fadada ao sucesso e pode parar de ler este artigo agora mesmo.
Se suas respostas foram não, aproveite, você encontrará aqui contribuições para, talvez, melhorar sua execução.
Em muitos anos trabalhando com líderes do varejo e da indústria, estas respostas separam dois tipos de empresa: as que cobram execução e as que a constroem. Nos encontros o assunto execução está sempre presente, seja pela sua importância, o desafio de fazê-la com qualidade e, o que é bastante comum, a queixa quanto a dificuldade de fazer com que as equipes façam o que precisa ser feito.
Neste tópico quero me deter. É comum responsabilizar as pessoas pela não execução. Óbvio, se elas são responsáveis por executar, nada mais natural que atribuir a elas o insucesso da execução. Agora, na minha experiência nunca encontrei em nossos clientes colaboradores dizendo que estão lá para não executar ou para não cumprir com o que precisa ser feito. (por favor, não vamos falar sobre índole que não diz respeito a gestão, mas a casos de polícia). O que encontro é o contrário disto. Encontro pessoas com interesse em fazer as coisas acontecerem. Presencio dedicação, esmero, entrega etc. Inclusive percebo o desconforto e uma indignação genuína com resultados que não acontecem e com a execução inadequada.
Ué? Mas o que acontece então? Se há empenho das pessoas, por que a execução e o resultado não acontecem? Por que os ambientes das lojas não espelham as estratégias definidas? Simples, não basta esforço e tampouco dedicação, precisa-se de método.
Qualquer empresa de varejo ou indústria deve dar condições para qualquer um de seus colaboradores a chance de encontrar tudo o que precisa saber para fazer uma execução perfeita se desejar. Isto é o direito de executar. Varejo e indústria devem promover de forma irrestrita este direito. Muito se fala do dever dos times na execução, mas pouco se fala do direito de executar. Assim, cada gestor, gerente, líder deve tomar consciência deste direito e trabalhar para que ninguém fique sem este direito garantido.
Mas, e na prática, por onde começar? Deve-se começar pela mudança da mentalidade das lideranças. É comum líderes com foco no dever das pessoas de executar. Olham para os times e se perguntam: por que eles não fazem, se sabem o que deve ser feito? A pergunta certa não é esta. A pergunta deve ser algo como: Garanto a todos o direito de executar? Qualquer um, por iniciativa própria, conseguiria executar se quisesse? Pensando assim, no direito de executar, começamos a virar o jogo.
O líder concluindo que todos têm o direito de fazer um bom trabalho, inicia uma nova jornada. Uma jornada mais simples, humana e prazerosa. Simples, porque já se coloca onde sempre deveria estar, do lado do colaborador. Já pratica a tão falada empatia. Humana, porque saímos das racionalizações e entramos em conexão com as pessoas. Prazerosa, pois a falha de execução deixa de ser uma maldição para ser algo plenamente factível.
Claro, não estou propondo nenhuma ideia estapafúrdia de que qualquer um pode fazer qualquer coisa ou de que as pessoas possam fazer coisas para as quais não estão devidamente qualificadas. Preocupações e discussões rasas como estas eu nem gostaria de trazê-las aqui.
Quando o direito de executar não existe, os impactos nos resultados e nos custos raramente aparecem nos relatórios. Está na loja que não executou a campanha, o material chegou, mas ninguém sabia como aplicar. Está na equipe que repete os mesmos erros em campo, o processo certo existe, mas está na cabeça do supervisor que nem sempre pode acompanhar o time ou está na sua merecida folga. Está no colaborador que desiste de fazer o melhor porque nunca encontra o caminho para saber se está fazendo direito ou não a execução.
E claro, há um custo maior ainda: o conhecimento perdido quando uma pessoa vai embora. Vejo empresas de varejo e da indústria com profissionais que carregam em suas mentes partes inteiras da execução. Executam com qualidade, são confiáveis, são insubstituíveis até que um dia saem e levam consigo o que nunca foi documentado. A operação trava. O processo regride. E todos descobrem, da pior maneira possível, que o que achavam que era da empresa era, na verdade, de uma pessoa.
No dia a dia não faltam exemplos dos impactos danosos da falta do direito de executar entre clientes varejistas e indústrias de médio e grande porte que atendemos:
Materiais ótimos entregues em reuniões de lançamento. O lançamento deve ter, mas não basta como fonte de informação para execução em campo. Mais importante do que os materiais é o registro de como utilizá-los. A utilização não pode depender do entendimento dos colaboradores.
Envio de informações via whatsapp. As informações da execução são enviadas para o campo no whatsapp. O whats é uma ótima ferramenta, mas não para isto. Os usuários têm que estar navegando entre dezenas de mensagens para encontrar a orientação que precisam.
Envio de imagens para orientar o padrão de execução. Imagem é um ótimo recurso de apoio e sustentação de uma orientação, mas isolada requer tradução pelo indivíduo e, cada uma com sua forma pessoal de entendimento, leva a execuções fora de padrão.
Envio de informações em PDF. O PDF só não pesa, mas detém as mesmas limitações que os materiais impressos. Não tem como navegar, é estático, fica desatualizado, requer que o colaborador seja organizado para armazená-lo etc.
Na Stringhini, no nosso ecossistema de execução, que reúne mais de 15.000 lojas, o padrão é consistente: as operações com maior índice de execução são aquelas onde qualquer colaborador consegue acessar o que precisa, quando precisa, sem depender de ninguém. Não é coincidência, é fato.
Como um varejo ou indústria garante o direito de executar?
Te ajudará a lembrar do direito de executar o acrônimo FADA de:
- Facilidade
Tudo deve ser fácil. Fácil de encontrar, de entender, de compartilhar e de distribuir. Não é ser simplista, trata-se de clareza. O colaborador que busca a informação sobre a execução não pode despender energia para obtê-la. Se tiver que dar três cliques, usar outra senha ou mais de uma senha, acessar caixa de e-mail, pedir a um colega etc., o problema não é ele — é o sistema.
Pergunte-se: um colaborador novo conseguiria encontrar sozinho toda a informação necessária fazer a execução desejada?
- Abrangência
A documentação deve cobrir todas as dimensões da execução. O colaborador precisa ter uma visão completa da execução: o objetivo e o motivo daquela execução, os critérios que a validam, como executá-la, a identificação e descrição dos recursos necessários, imagens etc. O que não está documentado não existe operacionalmente. Se houver lacuna nos registros das informações haverá lacuna na execução.
Pergunte-se: existe alguma parte do processo de execução que dependa de uma consulta para alguma pessoa específica?
- Disponibilidade
Tudo disponível para todos — sem grupos, sem feudos, sem hierarquia de acesso ao conhecimento operacional. Informação retida é poder mal administrado. Se alguém da equipe precisa de autorização para acessar qualquer coisa que precisa para fazer o próprio trabalho, a execução já estará comprometida mesmo antes de começar.
Pergunte-se: falta algum acesso a informação da execução para alguém?
- Acessibilidade
A informação precisa estar acessível onde e quando a execução acontece. As informações necessárias para a execução devem estar disponíveis a qualquer tempo e em qualquer lugar. Não pode ser “depois”, obrigatoriamente com preparação prévia, apenas no escritório, apenas no computador ou no smartphone etc. É em tempo real, no momento da dúvida. Uma orientação que não pode ser consultada no momento necessário de pouco serve.
Pergunte-se: meu time consegue acessar o que precisa no momento exato em que precisa?
Os benefícios do exercício do direito de executar
- Apropriação do conhecimento empresarial
Toda empresa detém um volume muito expressivo de conhecimento que garante o seu funcionamento e está depositado em certas pessoas. O que, a princípio não há problema. Os profissionais que detêm o conhecimento executam com qualidade, são referência para os colegas e resolvem os problemas com agilidade.
O problema não é o conhecimento existir neles. O problema é o conhecimento existir somente neles. Estes profissionais executam com qualidade suas atividades sem que o conhecimento que possuem sobre o como fazer esteja registrado em lugar algum. Este conhecimento é intrínseco, está em algumas pessoas, mas não está dentro da organização.
Quando o direito de executar é garantido, esse conhecimento migra. Deixa de pertencer a indivíduos e passa a pertencer à empresa. Fica disponível para quem precisa, quando precisa. A organização deixa de depender de que certas pessoas estejam disponíveis em certos momentos.
- Incentivo ao autodesenvolvimento
Quando o acesso ao conhecimento é universal, o desenvolvimento profissional deixa de depender de iniciativas externas e passa a ser uma escolha pessoal. O colaborador que quer crescer encontra o caminho sem precisar esperar um treinamento ser oferecido, uma vaga ser aberta ou um gestor perceber seu potencial. Isto contribui para mudança de uma cultura passiva para uma cultura de protagonismo, dos indivíduos e da própria empresa.
Todos passam a ter a oportunidade de dominar os conhecimentos necessários para a boa execução. Cada colaborador pode determinar sua jornada de desenvolvimento dentro da empresa. Tem a liberdade de decidir sobre o seu crescimento profissional.
- Aceleração da inovação
Se o acesso é universal aceleramos as possibilidades de novas conexões e reflexões sobre os processos, incrementando o potencial de melhorias.
Quando o conhecimento fica restrito, as conexões entre áreas e processos também ficam. Quem não sabe o que acontece na operação não consegue enxergar onde pode melhorar. A abertura do conhecimento cria um ambiente onde mais pessoas identificam pontos fracos, oportunidades, gargalos, podem propor soluções e cruzar informações que antes ficavam restritas. A inovação pode vir de dentro, basta criar o contexto.
- Incorporação de tecnologia
O registro de processos e a, natural, padronização das atividades favorece a incorporação de novas tecnologias. Não há tecnologia onde não houver padrão.
Empresas que investem em sistemas antes de identificar, descrever e registrar seus processos amplificam o caos. Por exemplo, um ERP implementado sobre processos ambíguos gera ambiguidade em escala maior. A sequência correta é padrão, registro e, então, tecnologia.
Quem garante o direito de executar constrói, naturalmente, a base sobre a qual qualquer sistema pode ser implementado com resultado real.
O varejo ou a indústria que exerce o direito de executar é uma empresa mais aberta, mais leve e mais inteligente. Execução não é esforço. É condição. E condição se constrói. Nada disto acontece por acaso, exige domínio do assunto, método e tecnologia. Três fatores que precisam ser construídos de forma intencional, estruturada e consistente. É exatamente esse o trabalho que desenvolvemos há mais de 30 anos.
Se este tema fizer sentido para você, vale a pena continuarmos esta conversa.
Você garante, hoje, o direito de executar na sua empresa?
