Algumas empresas acreditam possuir vantagem competitiva porque têm profissionais brilhantes quando, na verdade, possuem dependência operacional sofisticada. Enquanto o conhecimento estiver nas pessoas e não registrado na organização, a empresa não controla sua própria vantagem competitiva.
O tão desejado “time dos sonhos”, o “Dream Team”, formado por profissionais capazes de alcançar resultados extraordinários pode esconder um risco silencioso: o conhecimento que gera os resultados não pertencer à empresa, mas às pessoas que hoje ocupam determinados cargos.
O fenômeno do time que faz a diferença ocorre isoladamente na empresa, em apenas um time, ou em todos os times, o que é mais incomum. Nestes grupos é permanente o sentimento de vitória e um estado de positividade de líderes e liderados. Tudo funciona, há cadência, há alinhamento e, principalmente, resultados. Os ganhos são reais e concretos. Prazos são cumpridos ou antecipados, as vendas crescem, os custos caem etc.
Vivenciei contextos como estes. Um dos mais marcantes foi a Ipiranga à época de Jerônimo Santos. Havia ali um propósito claro, liderança forte e uma capacidade rara de atrair profissionais excepcionais. O resultado era uma operação com enorme energia, alinhamento e velocidade de execução.
Temos de verdade uma boa empresa com um time dos sonhos? Estas situações de sucesso da reunião de profissionais pode durar anos. Às vezes 3, 5, 10 anos. Mas isto é apenas um flash, apenas um momento na história de uma empresa. O time dos sonhos com bons resultados pode ser apenas uma ilusão se não estiver gerando conhecimento para a empresa. Resultados e ganhos atuais podem nos impedir de identificar o que é resultado verdadeiro. O bom funcionamento atual, os resultados crescentes e a satisfação do grupo de profissionais podem impedí-los de verificar se o conhecimento que gera estes benefícios realmente existem.
Não há como gerar resultado empresarial sem conhecimento, isto é fato. Não falaremos de casos de sorte pois tratam-se de sorte. Ocorre que sempre há um conhecimento por trás do resultado. Agora, resultado verdadeiro para a empresa não depende apenas de conhecimento. Precisa de conhecimento registrado. Conhecimento na empresa e não apenas nas pessoas que estão na empresa em determinado momento. Conhecimento registrado é documentado e acessível. Só é uma boa empresa se todas as boas práticas, estiverem sendo registradas, documentadas, validadas e compartilhadas. O conhecimento presente nas pessoas, líderes e liderados, gera dependência operacional. A operação da empresa depende da presença de determinadas pessoas.
Por incrível que pareça este fenômeno de ficar ludibriado com os resultados presentes e esquecer de transformar em conhecimento registrado, prático e útil acomete a todas as empresas, mesmo as grandes. Já presenciei a materialização de grandes estratégias com resultados impressionantes que geraram vendas, lucro e reconhecimento de mercado sem nenhum registro formal.
Os profissionais da época estão em outras
empresas e levaram consigo o conhecimento. O problema não é levarem o
conhecimento. O problema é a empresa não tê-lo registrado. São perdas grandes de
valor inestimável.
Hoje vejo, a mesma empresa, sem o mesmo glamour,
retomando atividades de um patamar infinitamente inferior ao que já esteve.
Recentemente, nos reunimos com os atuais profissionais desta empresa e tivemos
a oportunidade de compartilhar nossos arquivos de serviços prestados
comprovando aos novos executivos o patamar que já estiveram. É lamentável ver
um time partindo, praticamente, do zero para coisas que a empresa já foi
referência de mercado.
Então, não podemos nos
enganar com aquelas situações de times e ou profissionais que resolvem tudo.
Possuem qualidades excepcionais para a solução de problemas, são ágeis,
dinâmicos e sempre disponíveis. O conforto no curto prazo pode esconder um
perigo para a operação no longo prazo. Aquilo que é percebido como valor pode
ser uma lacuna no negócio. Habilidades pessoais ou de um time podem estar
funcionando como substitutos de processos. Enfim, os profissionais e os times
que deveriam estar organizando e multiplicando os processos estão fazendo as
vezes deles. O conhecimento existe, está operando, gerando resultados a curto
prazo, mas não é da empresa.
O que muda quando o conhecimento é registrado
As principais mudanças são que a empresa passa a existir e tomar forma e dominar de forma verdadeira as suas vantagens competitivas. A empresa deixa de ser o reflexo de um profissional ou de um conjunto de profissionais para ser uma organização que perdura no tempo com sua própria identidade. E se apropria das suas vantagens competitivas de maneira a ampliá-las ou corrigi-las. Além deste ganho fundamentais conhecimento registrado traz outros benefícios:
Idioma da empresa
O correto seria falarmos da língua da empresa, mas creio que idioma nos ajuda a entender melhor do que estamos tratando.
Não nos damos conta, mas cada empresa, os seus colaboradores, tem um modo particular de nomear e dar sentidos às coisas e palavras. No dia a dia isto passa desapercebido. Todos acreditam que, por falarem a mesma língua, entendem-se perfeitamente. É o início da Torre de Babel que todos conhecemos, a origem dos tais problemas de comunicação.
O registro formal de processos e padrões de execução contribui para a empresa se apropriar do seu, vamos dizer assim, idioma. Haverá, naturalmente, a seleção e o reforço das expressões mais empregadas na empresa fortalecendo sua identidade, reduzindo o risco de problemas de comunicação e, o que é melhor, facilitará a entrada e incorporação de novos colaboradores.
Por exemplo, qualidade. O que é qualidade? Cada pessoa tem seus padrões e referenciais de qualidade, uns mais severos do que outros. Agora, para a empresa o que é qualidade? O conceito de qualidade deve estar pacificado e, mais do que isto, registrado e comunicado. E não trata-se de certo errado ou errado de cada expressão, trata-se de alinhamento sobre como são entendidos e aplicados os conceitos dentro da empresa.
Combate aos feudos
Muito se ouve falar de feudos dentro das empresas, de grupos restritos e assim por diante. Deming, pai da qualidade moderna, dizia para olharmos para os processos e não para as pessoas. Aqui passa-se o mesmo. Quando falamos em feudos já começamos errado, pois estamos falando de pessoas e não de processos.
O benefício do registro do conhecimento é que começamos, naturalmente, a deixar de olhar para as pessoas para olhar para os processos. O domínio do conhecimento sobre o que a empresa faz, como faz e por que faz leva a eliminação das paredes invisíveis que separam as pessoas dentro das organizações.
O registro das regras de execução e padrões abre a possibilidade das pessoas compartilharem o seu trabalho, os seus desafios, os seus resultados. E o que antes era motivo de dúvida, que sempre gera desconfiança, passa a ser motivo de troca e reconhecimento.
O que muda quando o conhecimento é registrado
As principais mudanças são que a empresa passa a existir e tomar forma e dominar de forma verdadeira as suas vantagens competitivas. A empresa deixa de ser o reflexo de um profissional ou de um conjunto de profissionais para ser uma organização que perdura no tempo com sua própria identidade. E se apropria das suas vantagens competitivas de maneira a ampliá-las ou corrigi-las. Além deste ganho fundamentais conhecimento registrado traz outros benefícios:
Idioma da empresa
O correto seria falarmos da língua da empresa, mas creio que idioma nos ajuda a entender melhor do que estamos tratando.
Não nos damos conta, mas cada empresa, os seus colaboradores, tem um modo particular de nomear e dar sentidos às coisas e palavras. No dia a dia isto passa desapercebido. Todos acreditam que, por falarem a mesma língua, entendem-se perfeitamente. É o início da Torre de Babel que todos conhecemos, a origem dos tais problemas de comunicação.
O registro formal de processos e padrões de execução contribui para a empresa se apropriar do seu, vamos dizer assim, idioma. Haverá, naturalmente, a seleção e o reforço das expressões mais empregadas na empresa fortalecendo sua identidade, reduzindo o risco de problemas de comunicação e, o que é melhor, facilitará a entrada e incorporação de novos colaboradores.
Por exemplo, qualidade. O que é qualidade? Cada pessoa tem seus padrões e referenciais de qualidade, uns mais severos do que outros. Agora, para a empresa o que é qualidade? O conceito de qualidade deve estar pacificado e, mais do que isto, registrado e comunicado. E não trata-se de certo errado ou errado de cada expressão, trata-se de alinhamento sobre como são entendidos e aplicados os conceitos dentro da empresa.
Combate aos feudos
Muito se ouve falar de feudos dentro das empresas, de grupos restritos e assim por diante. Deming, pai da qualidade moderna, dizia para olharmos para os processos e não para as pessoas. Aqui passa-se o mesmo. Quando falamos em feudos já começamos errado, pois estamos falando de pessoas e não de processos.
O benefício do registro do conhecimento é que começamos, naturalmente, a deixar de olhar para as pessoas para olhar para os processos. O domínio do conhecimento sobre o que a empresa faz, como faz e por que faz leva a eliminação das paredes invisíveis que separam as pessoas dentro das organizações.
O registro das regras de execução e padrões abre a possibilidade das pessoas compartilharem o seu trabalho, os seus desafios, os seus resultados. E o que antes era motivo de dúvida, que sempre gera desconfiança, passa a ser motivo de troca e reconhecimento.
Validação das estratégias
Quando registramos o que deve acontecer na ponta, estamos fazendo, literalmente, a estratégia aterrissar. Estamos fazendo a estratégia chegar onde deve chegar. É na ponta que a estratégia mostra o seu valor. Se a operação estiver registrada, mais do que isso, a forma como deve ser feita e cumprida, teremos plenas condições de validar a estratégia. E mais importante do que muitos acreditam, validar a estratégia é até mais importante que os resultados. Uma estratégia validada, ou seja, que temos controle das variáveis e conhecemos os resultados, nos dá o poder de melhorar ou direcionar os resultados futuros. Uma estratégia com resultados mas sem o registro é energia desperdiçada, na próxima vez não saberemos o que melhorar.
Quanto a isto, e fala um pouco de tudo o que discutimos aqui, tem um caso que o sigilo profissional me impede de declarar o nome da empresa, mas posso descrever o que aconteceu. Anos atrás, cinco anos para ser mais exato, em uma rede de lojas com mais de 300 unidades, fomos contratados para realizar um projeto de execução de loja. Definir, registrar e monitorar as regras de execução em 40 de suas lojas.
Foram definidas e registradas as regras de execução da rede para entrada da loja, checkout, aplicação de materiais de comunicação, abastecimento de equipamentos, planogramas, mesas de exposição, pontos extras etc. A queixa era de que havia padrões estabelecidos, eles eram apresentados, mas as equipes não os cumpriam. Incorporamos o conhecimento da empresa em sistemas adequados e iniciamos o trabalho.
Houve um esforço importante dos supervisores de campo, dos gerentes de loja, dos times para registrar e executar tudo perfeitamente como definido pela área de desenvolvimento. Alcançamos, depois de três meses, o índice médio de execução de 92% (noventa e dois por cento) para as 40 unidades. O que é um resultado incrível. A energia e o sentimento de vitória do time estava estampado no rosto dos gerentes a cada reunião de avaliação dos resultados.
Agora, mais incrível do que os resultados alcançados, foi a decisão do diretor da área. Mesmo com os elevados resultados de execução das suas equipes de loja ele suspendeu o projeto. O motivo declarado era porque as vendas não estavam crescendo com o projeto de execução.
Temos aqui a materialização de uma corrente de pensamento que reluta em registrar o conhecimento, única forma de garantir ajustes e melhorias da empresa. Neste caso, o instrumento que registrava o conhecimento do padrão de execução das lojas e permitia, de forma inequívoca, provar que a estratégia era ruim e precisava ser revista foi descartado.
Se a febre está alta, a culpa é do termômetro.
E na sua empresa o conhecimento é registrado?
